Die PDF-Rechnung per E-Mail war für viele Webdesigner jahrelang der Standard: Angebot in Word, Rechnung aus dem Rechnungstool, fertig. Mit dem Wachstumschancengesetz hat sich das geändert. Die E-Rechnung für Freelancer ist im B2B-Bereich schrittweise Pflicht geworden, und wer Unternehmen als Kunden hat, muss sich spätestens jetzt mit strukturierten Rechnungsformaten beschäftigen.
Die gute Nachricht: Für die meisten Solo-Selbstständigen ist die Umstellung überschaubar, wenn man die Fristen kennt und das passende Werkzeug wählt. In diesem Artikel erfährst du, was seit 2025 gilt, was 2027 und 2028 dazukommt, welche Formate als E-Rechnung zählen und wo es Ausnahmen gibt.
Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Er gibt den Stand der gesetzlichen Regelung bei Veröffentlichung wieder. Für deine konkrete Situation sprich bitte mit deiner Steuerberatung.
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Umgangssprachlich wird jede Rechnung, die per E-Mail kommt, als „elektronische Rechnung“ bezeichnet. Steuerrechtlich ist das seit 2025 nicht mehr so. Eine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische, elektronische Verarbeitung ermöglicht. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931.
Das bedeutet konkret:
- Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung, auch wenn sie digital erstellt wurde. Sie gilt jetzt als „sonstige Rechnung“.
- Eine E-Rechnung besteht aus maschinenlesbaren Daten, in der Regel einer XML-Datei.
- Ein eingescanntes Papierdokument ist ebenfalls keine E-Rechnung.
Den Gesetzestext findest du bei gesetze-im-internet.de (§ 14 UStG).
XRechnung oder ZUGFeRD: Welche Formate zählen?
In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt, die beide die EN 16931 erfüllen können:
| Format | Aufbau | Für Menschen lesbar? | Typischer Einsatz |
|---|---|---|---|
| XRechnung | reine XML-Datei | nur mit Viewer | öffentliche Auftraggeber, zunehmend B2B |
| ZUGFeRD (ab 2.0.1, z. B. Profil EN 16931) | PDF mit eingebetteter XML-Datei | ja, wie gewohnt | B2B mit Kunden, die noch „auf Papier“ denken |
ZUGFeRD ist für Freelancer oft der bequemste Einstieg: Dein Kunde sieht ein normales PDF, seine Buchhaltungssoftware liest die eingebettete XML-Datei aus. Wichtig ist, dass du ein Profil verwendest, das die Norm vollständig abbildet. Die sehr reduzierten Profile MINIMUM und BASIC WL reichen nicht als E-Rechnung.
Bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD gilt: Rechtlich maßgeblich ist der XML-Teil. Bildteil und Datenteil sollten also inhaltlich übereinstimmen, was jedes vernünftige Rechnungsprogramm automatisch sicherstellt.
Seit 1. Januar 2025: Du musst E-Rechnungen empfangen können
Die erste Stufe betrifft alle inländischen Unternehmer, also auch dich als Freelancer, unabhängig von Umsatz oder Rechtsform. Ob du als Freelancer freiberuflich oder gewerblich tätig bist, spielt dafür keine Rolle. Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer.
In der Praxis ist das weniger aufwendig, als es klingt:
- Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang. Du brauchst kein spezielles Portal.
- Du solltest die XML-Dateien lesen und prüfen können. Viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme bringen einen Viewer mit, es gibt aber auch kostenlose Anzeigeprogramme.
- Du musst die E-Rechnung im Originalformat archivieren. Ein ausgedrucktes PDF der XML-Datei reicht nicht als Beleg. Die Aufbewahrung muss den GoBD entsprechen, also unveränderbar und über die gesamte gesetzliche Frist hinweg.
Typische Absender von E-Rechnungen an Freelancer sind Hosting-Anbieter, Software-Dienstleister, Coworking-Spaces oder andere Freelancer, die dir Teilleistungen berechnen. Richte dir am besten eine eigene Adresse wie [email protected] ein und leite sie direkt in dein Buchhaltungstool weiter.
Ab 2027 und 2028: Die Ausstellungspflicht
Die zweite Stufe betrifft das Ausstellen. Hier gibt es Übergangsfristen, die sich nach deinem Vorjahresumsatz richten:
| Zeitraum | Was du im B2B-Bereich ausstellen darfst |
|---|---|
| 2025 und 2026 | Papierrechnungen weiterhin; PDF und andere elektronische Formate mit Zustimmung des Empfängers |
| 2027 | Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro: E-Rechnung Pflicht. Bis 800.000 Euro: Papier und PDF (mit Zustimmung) weiterhin erlaubt |
| ab 1. Januar 2028 | E-Rechnung Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze (mit den unten genannten Ausnahmen) |
Für die allermeisten Webdesign-Freelancer bedeutet das: 2027 darfst du noch PDF-Rechnungen schreiben, weil dein Umsatz unter 800.000 Euro liegt. Spätestens ab 2028 ist das vorbei. Zusätzlich gibt es eine Übergangsregel für bestehende EDI-Verfahren, die für Freelancer aber selten relevant ist.
Unabhängig von der Pflicht kannst du schon heute E-Rechnungen ausstellen. Für den Empfang brauchst du seit 2025 keine Zustimmung deines Kunden mehr, da ja alle Unternehmen empfangsbereit sein müssen.
Welche Ausnahmen gibt es bei der E-Rechnung?
Nicht jede Rechnung muss künftig eine E-Rechnung sein. Die wichtigsten Ausnahmen für Freelancer:
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C): Die Pflicht gilt nur zwischen inländischen Unternehmern. Baust du die Website für eine Privatperson, darfst du weiterhin Papier oder PDF verschicken.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto: Hier bleibt die Wahl frei.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Sie sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Empfangen müssen sie trotzdem können.
- Leistungen an Kunden im Ausland: Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen Unternehmern, die in Deutschland ansässig sind.
Achtung bei Vereinen und öffentlichen Stellen: Ob ein Verein als Unternehmer gilt, hängt davon ab, ob er wirtschaftlich tätig ist. Und öffentliche Auftraggeber verlangen häufig schon seit Jahren eine XRechnung, teilweise über eigene Einreichungsportale. Wie die Kleinunternehmerregelung seit 2025 funktioniert, erklären wir in einem eigenen Beitrag.
E-Rechnung als Freelancer umsetzen: Schritt für Schritt
Die Umstellung klappt am besten, wenn du sie nicht bis Ende 2027 aufschiebst. Diese Reihenfolge hat sich bewährt:
- Bestandsaufnahme: Wie viele Rechnungen schreibst du pro Monat, und wie viele davon gehen an Unternehmen? Welches Tool nutzt du aktuell?
- Empfang sauber regeln: Eigene Rechnungsadresse, automatische Weiterleitung ins Buchhaltungstool, Archivierung im Originalformat.
- Tool prüfen: Kann dein Rechnungsprogramm XRechnung und ZUGFeRD im Profil EN 16931 erzeugen? Wenn nicht, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für einen Wechsel.
- Stammdaten vervollständigen: E-Rechnungen sind strenger als PDFs. Fehlende Pflichtfelder wie Leistungszeitraum, vollständige Anschrift oder korrekte Steuernummer führen dazu, dass die Datei bei der Validierung durchfällt.
- Kunden informieren: Frag deine Stammkunden, ob sie XRechnung oder ZUGFeRD bevorzugen und an welche Adresse die Rechnungen gehen sollen. Manche Unternehmen verlangen eine Bestellnummer oder Leitweg-ID.
- Testlauf: Schick einem vertrauten Kunden eine E-Rechnung und lass dir bestätigen, dass sie korrekt verarbeitet wurde.
Beispiel für eine Kundenmail
„Hallo Frau Becker, ab sofort erhältst du meine Rechnungen als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format. Du kannst sie wie gewohnt als PDF öffnen, deine Buchhaltung liest die Daten zusätzlich automatisch aus. Bitte gib mir kurz Bescheid, falls eure Buchhaltung eine andere Adresse oder ein anderes Format (z. B. XRechnung) nutzt.“
Welche Pflichtangaben braucht eine E-Rechnung?
Inhaltlich ändert sich wenig: Die Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG gelten weiter. Dazu gehören unter anderem Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt oder -zeitraum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag.
Der Unterschied liegt in der Form: In einer E-Rechnung stehen diese Angaben in definierten Datenfeldern. Ein Freitext wie „Website-Relaunch laut Angebot“ reicht als Leistungsbeschreibung genauso wenig wie bisher. Beschreibe konkret, was du geleistet hast, etwa „Konzeption und Umsetzung Website-Relaunch, 12 Seiten, WordPress, Leistungszeitraum 01.03.–30.04.“. Wie du Leistungen schon im Vertrag sauber abgrenzt, liest du in unserem Beitrag zum Freelancer-Vertrag für Webdesign.
Typische Fehler bei der Umstellung
- PDF mit „E-Rechnung“ im Dateinamen: Bleibt ein PDF. Entscheidend ist der strukturierte Datensatz.
- Nur das PDF archivieren: Bei ZUGFeRD musst du die gesamte Datei inklusive XML aufbewahren, bei XRechnung die XML-Datei.
- Falsches Profil: ZUGFeRD im Profil MINIMUM sieht aus wie eine E-Rechnung, erfüllt die Anforderungen aber nicht.
- Rechnungen per Hand im Textprogramm: Word-Vorlagen können keine gültige XML-Datei erzeugen. Ab 2028 brauchst du dafür zwingend ein passendes Tool.
- Abschlagsrechnungen vergessen: Auch Anzahlungs- und Schlussrechnungen im B2B-Bereich fallen unter die Pflicht.
Gerade bei Webdesign-Projekten mit Anzahlung, Zwischenrechnung und Schlussrechnung lohnt es sich, den Ablauf einmal sauber aufzusetzen. Wenn du ohnehin gerade deine Preise und Prozesse überarbeitest, hilft dir unser Beitrag zum Stundensatz als Webdesigner bei der Kalkulation.
Fazit: Jetzt umstellen, nicht erst 2028
Die E-Rechnung für Freelancer ist kein Grund zur Panik, aber auch kein Thema zum Aussitzen. Empfangen musst du E-Rechnungen schon seit 2025. Ausstellen musst du sie als Solo-Selbstständiger mit weniger als 800.000 Euro Vorjahresumsatz spätestens ab 2028, als Kleinunternehmer gar nicht. Wer jetzt ein passendes Rechnungsprogramm einrichtet und die ersten Kunden umstellt, hat 2028 keinen Stress und wirkt nebenbei professioneller.
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