Wer als Webdesigner in die Selbstständigkeit startet, stolpert früher oder später über die Frage: Umsatzsteuer ausweisen oder nicht? Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG erlaubt es, bis zu einer bestimmten Umsatzgrenze auf die Umsatzsteuer zu verzichten. Das spart Bürokratie, kann aber auch Nachteile haben. Seit dem 1. Januar 2025 gelten dafür neue Grenzen und vor allem neue Regeln beim Überschreiten.
In diesem Artikel erfährst du, wie die Kleinunternehmerregelung seit der Reform funktioniert, was im Gründungsjahr gilt, was passiert, wenn du über die Grenze rutschst, und wie du entscheidest, ob sie für dich sinnvoll ist.
Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Er beschreibt die Rechtslage bei Veröffentlichung in vereinfachter Form. Gerade beim Überschreiten der Grenzen lohnt sich ein Gespräch mit deiner Steuerberatung.
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Normalerweise musst du als Unternehmer auf deine Leistungen Umsatzsteuer (meist 19 Prozent) berechnen, sie ans Finanzamt abführen und regelmäßig Voranmeldungen abgeben. Im Gegenzug darfst du dir die Vorsteuer aus deinen Eingangsrechnungen erstatten lassen.
Als Kleinunternehmer ist das anders:
- Du stellst keine Umsatzsteuer in Rechnung.
- Du gibst keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab.
- Du darfst keine Vorsteuer aus Einkäufen abziehen.
- Seit 2025 musst du in der Regel auch keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung mehr abgeben, außer das Finanzamt fordert sie an.
Die Regelung ist ein Wahlrecht. Du kannst auf sie verzichten und freiwillig Umsatzsteuer ausweisen. An diesen Verzicht bist du dann allerdings für fünf Kalenderjahre gebunden.
Welche Grenzen gelten seit 2025?
Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurden die Grenzen angehoben und die Systematik geändert. Seit 2025 gilt:
| Kriterium | Grenze |
|---|---|
| Gesamtumsatz im Vorjahr | höchstens 25.000 Euro |
| Gesamtumsatz im laufenden Jahr | höchstens 100.000 Euro |
Beide Bedingungen müssen erfüllt sein. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz ohne Umsatzsteuer, also im Prinzip das, was du tatsächlich einnimmst.
Zum Vergleich: Bis Ende 2024 lagen die Grenzen bei 22.000 Euro (Vorjahr) und 50.000 Euro (voraussichtlicher Umsatz im laufenden Jahr). Entscheidend war damals eine Prognose zu Jahresbeginn. Heute zählt der tatsächliche Umsatz.
Rechenbeispiel
Du hast 2026 als Freelancer 23.500 Euro umgesetzt. 2027 bist du damit grundsätzlich Kleinunternehmer, denn du liegst unter 25.000 Euro. Läuft 2027 richtig gut und du kommst auf 60.000 Euro, bleibst du 2027 trotzdem Kleinunternehmer, weil du die 100.000-Euro-Grenze nicht überschreitest. Für 2028 ist die Regelung dann aber vorbei, weil dein Vorjahresumsatz über 25.000 Euro liegt.
Was passiert, wenn ich die 100.000 Euro überschreite?
Hier liegt die wichtigste Änderung der Reform. Überschreitest du im laufenden Jahr die Grenze von 100.000 Euro, endet die Kleinunternehmerregelung sofort, und zwar mit dem Umsatz, durch den du die Grenze überschreitest. Dieser Umsatz unterliegt bereits der Regelbesteuerung, alle folgenden ebenfalls.
Für einen typischen Solo-Webdesigner ist das ein eher theoretisches Szenario, weil man mit weniger als 25.000 Euro Vorjahresumsatz selten im Folgejahr auf über 100.000 Euro springt. Es kann aber passieren, etwa wenn ein großes Relaunch-Projekt mit hoher Schlussrechnung kommt oder du Fremdleistungen wie Lizenzen und Texterhonorare über deine Rechnung abwickelst.
Praktische Konsequenzen:
- Die Rechnung, die dich über die Grenze bringt, musst du bereits mit Umsatzsteuer ausstellen.
- Ab dann gibst du Voranmeldungen ab und darfst Vorsteuer abziehen.
- Behalte deinen laufenden Umsatz daher im Blick, sobald er sich der Grenze nähert.
Was gilt im Gründungsjahr?
Startest du deine Selbstständigkeit im Laufe eines Jahres, gibt es keinen Vorjahresumsatz. Dann gilt eine besondere Regel: Im Gründungsjahr darf dein Umsatz 25.000 Euro nicht überschreiten. Tut er es doch, endet die Kleinunternehmerregelung auch hier ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet.
Das ist strenger, als viele denken. Die 100.000-Euro-Grenze hilft dir im ersten Jahr nicht. Wer also im Herbst gründet und direkt ein großes Projekt abrechnet, kann schneller in die Regelbesteuerung rutschen als geplant. Wenn du gerade erst anfängst, lies auch unseren Überblick, was einen Freelancer ausmacht und welche Formalitäten zum Start gehören.
Was muss auf die Rechnung?
Als Kleinunternehmer darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Machst du es versehentlich doch, schuldest du den ausgewiesenen Betrag trotzdem dem Finanzamt. Auf jede Rechnung gehört ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
oder
„Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.“
Seit 2025 gibt es für Kleinunternehmer außerdem vereinfachte Anforderungen an Rechnungen. Trotzdem solltest du die üblichen Angaben wie Name und Anschrift beider Seiten, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung und Betrag vollständig angeben. Das wirkt professionell und vermeidet Rückfragen.
Von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, sind Kleinunternehmer ausgenommen. Empfangen musst du sie aber seit 2025 trotzdem können. Die Details dazu findest du in unserem Beitrag zur E-Rechnung für Freelancer.
Lohnt sich die Kleinunternehmerregelung für Webdesigner?
Das hängt vor allem davon ab, wer deine Kunden sind und wie viel du investierst.
Wann sie sich eher lohnt
- Deine Kunden sind überwiegend Privatpersonen, Vereine oder kleine Selbstständige ohne Vorsteuerabzug (z. B. Ärzte oder Therapeuten mit umsatzsteuerfreien Leistungen). Für sie bist du ohne Umsatzsteuer effektiv 19 Prozent günstiger.
- Du startest nebenberuflich und willst den Verwaltungsaufwand gering halten.
- Du hast kaum Ausgaben, bei denen dir Vorsteuer entgeht.
Wann sie sich eher nicht lohnt
- Deine Kunden sind vor allem Unternehmen mit Vorsteuerabzug. Für sie macht es keinen Unterschied, ob du Umsatzsteuer berechnest. Du hast also keinen Preisvorteil.
- Du investierst viel, etwa in Hardware, Software-Lizenzen oder Fremdleistungen. Als Kleinunternehmer zahlst du auf all das die volle Umsatzsteuer, ohne sie zurückzubekommen.
- Du rechnest mit schnellem Wachstum und willst einen Wechsel mitten im Jahr vermeiden.
Rechenbeispiel: Laptop-Kauf
Du kaufst ein neues Notebook für 2.380 Euro brutto. Als regelbesteuerter Freelancer holst du dir 380 Euro Vorsteuer zurück, das Gerät kostet dich effektiv 2.000 Euro. Als Kleinunternehmer bleiben es 2.380 Euro. Bei einem Jahr mit mehreren größeren Anschaffungen kann das spürbar sein.
Häufige Stolperfallen
- Auslandsleistungen: Beziehst du Leistungen von Unternehmen aus dem Ausland, etwa Software-Abos oder Werbung, kann die Steuerschuld auf dich übergehen (Reverse-Charge-Verfahren). Das gilt grundsätzlich auch für Kleinunternehmer. Du führst die Umsatzsteuer dann ab, ohne sie als Vorsteuer abziehen zu können. Kläre das, bevor du mit bezahlten Anzeigen oder internationalen Tools startest.
- Falsche Umsatzermittlung: Lizenzen, Themes oder Stockfotos, die du im eigenen Namen kaufst und an den Kunden weiterberechnest, sind in der Regel keine durchlaufenden Posten, sondern zählen zu deinem Umsatz. Das bringt dich schneller an die Grenze.
- Preiskommunikation: Schreibe in Angebote klar „Endpreis, keine Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG“. Sonst rechnen Kunden gedanklich 19 Prozent drauf oder wundern sich beim Wechsel zur Regelbesteuerung über höhere Preise. Wie du Angebote sauber formulierst, zeigen wir im Beitrag Webdesign-Angebot schreiben.
- Wechsel planen: Wenn absehbar ist, dass du die Grenze im nächsten Jahr überschreitest, stell dein Rechnungstool rechtzeitig um und informiere Bestandskunden, besonders bei laufenden Verträgen wie Wartungspaketen.
Gerade bei wiederkehrenden Leistungen wie einem Website-Wartungsvertrag solltest du im Vertrag festhalten, dass sich die Preise bei Wegfall der Kleinunternehmerregelung um die gesetzliche Umsatzsteuer erhöhen.
Checkliste: Kleinunternehmer oder nicht?
- Wie hoch war dein Umsatz im Vorjahr? Über 25.000 Euro? Dann ist die Frage erledigt.
- Wer sind deine Kunden: überwiegend Unternehmen mit Vorsteuerabzug oder Privatpersonen?
- Welche Investitionen planst du in den nächsten Jahren?
- Wie realistisch ist es, dass du dieses Jahr über 100.000 Euro (bzw. im Gründungsjahr über 25.000 Euro) kommst?
- Bist du bereit, dich bei einem freiwilligen Verzicht fünf Jahre festzulegen?
Wenn du deine Preise ohnehin neu kalkulierst, hilft dir unser Beitrag zum Stundensatz als Webdesigner. Und falls du noch überlegst, ob Selbstständigkeit überhaupt der richtige Weg ist: Der Vergleich Freelancer oder Festanstellung hilft bei der Entscheidung.
Fazit: Kleinunternehmerregelung bewusst wählen
Die Kleinunternehmerregelung ist seit 2025 großzügiger, aber auch strenger. Die Grenzen von 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr verschaffen dir mehr Spielraum, der sofortige Wegfall beim Überschreiten verlangt aber, dass du deinen Umsatz im Blick behältst. Für nebenberufliche Starter und Webdesigner mit vielen Privatkunden ist sie oft ideal. Wer überwiegend für Unternehmen arbeitet und investiert, fährt mit der Regelbesteuerung häufig besser.
Egal, wie du dich entscheidest: Kunden findest du leichter, wenn du sichtbar bist. Trag dich kostenlos ein und präsentiere dich in unserem Freelancer-Verzeichnis.