Eine Website ist nach dem Launch nicht fertig. Das CMS bekommt Updates, Plugins schließen Sicherheitslücken, Zertifikate laufen ab, Formulare hören plötzlich auf, E-Mails zu verschicken. Ein Website-Wartungsvertrag regelt, wer sich darum kümmert, wie schnell reagiert wird und was das kostet. Ohne klare Vereinbarung passiert in der Praxis meist eines von zwei Dingen: Niemand fühlt sich zuständig, oder der Freelancer arbeitet auf Zuruf und schreibt kleine Rechnungen, über die sich hinterher alle ärgern.
Dieser Artikel richtet sich an beide Seiten. Wenn du eine Website beauftragt hast, erfährst du, welche Leistungen sinnvoll sind und worauf du beim Vertrag achten solltest. Wenn du als Webdesign-Freelancer Wartung anbietest, bekommst du eine Struktur für Pakete, Preise und Vertragsklauseln, mit der du planbaren, wiederkehrenden Umsatz aufbaust.
Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Für verbindliche Vertragsformulierungen, insbesondere zu Haftung und Datenschutz, solltest du eine Anwältin oder einen Anwalt hinzuziehen.
Was ist ein Website-Wartungsvertrag?
Ein Wartungsvertrag ist eine laufende Vereinbarung zwischen Websitebetreiber und Dienstleister. Er beschreibt, welche regelmäßigen Arbeiten erledigt werden, in welchem Rhythmus, mit welcher Reaktionszeit und zu welchem Preis. Meist wird er monatlich oder jährlich abgerechnet.
Wichtig ist die Abgrenzung zum eigentlichen Projektvertrag. Der Freelancer-Vertrag für das Webdesign-Projekt regelt Konzeption, Gestaltung, Umsetzung und Abnahme. Der Wartungsvertrag beginnt danach und beschreibt den Betrieb. Beides in ein Dokument zu packen, ist möglich, macht aber Kündigung und Anpassung schwerer. Besser: ein eigener Vertrag oder zumindest eine eigenständige Anlage mit eigener Laufzeit.
Rechtlich lassen sich Wartungsverträge unterschiedlich einordnen, je nachdem, ob eher ein Erfolg geschuldet ist (etwa „Website ist auf dem aktuellen Stand“) oder eine Tätigkeit (etwa „monatlich zwei Stunden Support“). Diese Einordnung hat Folgen für Gewährleistung und Kündigung, deshalb lohnt sich hier ein genauer Blick auf die Formulierungen.
Welche Leistungen gehören in einen Wartungsvertrag?
Die Leistungen sollten so konkret beschrieben sein, dass beide Seiten jederzeit wissen, ob etwas „drin“ ist oder extra kostet. Diese Bausteine haben sich bewährt:
Technische Grundwartung
- Updates von CMS-Kern, Theme und Plugins, idealerweise nach vorherigem Test
- Backups mit definiertem Rhythmus, Aufbewahrungsdauer und Speicherort außerhalb des Servers
- Sicherheitsüberwachung: Login-Schutz, Malware-Scans, Prüfung auf bekannte Lücken (mehr dazu in unserem Artikel zur WordPress-Sicherheit)
- Uptime-Monitoring mit Benachrichtigung bei Ausfällen
- SSL-Zertifikat und Domain-Laufzeiten im Blick behalten
Funktions- und Qualitätschecks
- Kontaktformulare testen, inklusive Zustellung der E-Mails
- Defekte Links und Fehlerseiten prüfen
- Ladezeit und Core Web Vitals grob beobachten
- Kurzer monatlicher oder quartalsweiser Bericht
Inhaltliche Pflege (optional)
- Kleine Textänderungen, neue Bilder, Teammitglieder, Öffnungszeiten
- Einpflegen von Blogartikeln oder News
- Ein festes Stundenkontingent, das pro Monat oder Quartal genutzt werden kann
Was ausdrücklich nicht dazugehört
Genauso wichtig wie die Leistungsliste ist die Negativliste: neue Seiten und Funktionen, Redesigns, Umzüge auf einen anderen Server, größere Versionssprünge mit Umbauaufwand, Wiederherstellung nach Fehlern, die der Kunde selbst verursacht hat. Solche Arbeiten werden separat angeboten. Das schützt den Freelancer vor Leistungsausweitung und den Auftraggeber vor Überraschungen, weil klar ist, dass es ein Angebot gibt, bevor gearbeitet wird.
Was kostet ein Website-Wartungsvertrag?
Es gibt keine Standardpreise, und seriöse Zahlen hängen stark von CMS, Plugin-Anzahl, Shop-Funktionen und Reaktionszeiten ab. Als grobe Orientierung, ausdrücklich als Schätzung, sieht man am Markt häufig solche Größenordnungen:
| Paket | Typischer Umfang | Grobe Preisspanne pro Monat |
|---|---|---|
| Basis | Updates, Backups, Monitoring, keine Inhaltspflege | ca. 30–80 € |
| Standard | Basis plus Funktionstests, Bericht, ca. 1 Stunde Support | ca. 80–200 € |
| Premium / Shop | Kürzere Reaktionszeiten, mehrere Stunden Kontingent, Staging, Shop-Checks | ab ca. 200 € |
Für Freelancer gilt: Rechne rückwärts von deinem Stundensatz. Wenn du realistisch 45 Minuten pro Monat für Updates, Tests und Bericht brauchst und dazu einen Puffer für Notfälle einplanst, ergibt sich dein Mindestpreis fast von allein. Vergiss nicht die Kosten für Tools wie Backup-Speicher oder Monitoring-Dienste und die Zeit, die du für das Lesen von Sicherheitsmeldungen aufwendest.
Für Auftraggeber gilt: Ein sehr günstiges Paket bedeutet oft, dass Updates automatisch und ungetestet laufen. Das kann funktionieren, kann aber auch dazu führen, dass die Website nach einem Update unbemerkt kaputt ist. Frag nach, wie genau getestet wird.
Die wichtigsten Vertragsinhalte im Überblick
Diese Punkte sollten in keinem Wartungsvertrag fehlen:
- Vertragsgegenstand: Welche Website(s), welche Domain, welches System, welcher Hoster.
- Leistungsbeschreibung: Die Liste aus dem vorherigen Abschnitt, mit Rhythmus (wöchentlich, monatlich).
- Reaktionszeiten: Zum Beispiel „Reaktion auf Störungsmeldungen innerhalb von 24 Stunden an Werktagen“. Unterscheide zwischen Reaktion und Behebung, denn Letztere lässt sich selten garantieren.
- Erreichbarkeit: Kanäle (E-Mail, Ticket, Telefon) und Zeiten. Wochenend-Support ist ein eigenes, teureres Versprechen.
- Stundenkontingent: Umfang, Abrechnung im 15-Minuten-Takt oder Ähnliches, verfällt es oder wird es übertragen?
- Vergütung und Abrechnung: Monatlich oder jährlich im Voraus, Preisanpassungsklausel. Wie das auf der Rechnung aussieht, klärt unser Beitrag zur E-Rechnung für Freelancer.
- Laufzeit und Kündigung: Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, Verlängerung.
- Mitwirkungspflichten des Kunden: Zugangsdaten bereitstellen, keine eigenmächtigen Plugin-Installationen ohne Absprache, Änderungen melden.
- Haftung: Klare Regeln, wofür der Dienstleister einsteht. Gerade hier ist juristischer Rat sinnvoll.
- Datenschutz: Wer Zugriff auf personenbezogene Daten hat (etwa Formulareingänge oder Shop-Bestellungen), braucht in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Mehr Hintergründe liefert unser Artikel zur DSGVO für Websites.
- Zugänge und Übergabe bei Vertragsende: Wer besitzt welche Accounts? Wie werden Backups und Zugangsdaten übergeben?
Beispielformulierung für die Leistungsgrenze
Eine klare Formulierung könnte so aussehen: „Nicht im Leistungsumfang enthalten sind Erweiterungen der Funktionalität, gestalterische Änderungen, die Erstellung neuer Seitentemplates sowie die Behebung von Störungen, die auf Eingriffe des Auftraggebers oder Dritter zurückgehen. Solche Leistungen werden nach vorheriger Abstimmung zum vereinbarten Stundensatz abgerechnet.“
Wartungsvertrag aus Sicht des Freelancers
Wartung ist für viele Freelancer der Einstieg in wiederkehrende Einnahmen. Damit sie profitabel bleibt, helfen ein paar Regeln aus der Praxis:
- Standardisiere den Stack. Je ähnlicher die betreuten Websites aufgebaut sind, desto schneller gehen Updates und Tests. Zehn Websites mit zehn verschiedenen Page-Buildern sind ein Albtraum.
- Teste Updates nicht live. Eine Staging-Kopie oder zumindest ein aktuelles Backup vor jedem Update-Durchgang ist Pflicht.
- Dokumentiere alles. Ein kurzes Wartungsprotokoll zeigt dem Kunden, wofür er zahlt, und schützt dich im Streitfall.
- Biete Wartung direkt im Angebot an. Wer schon beim Webdesign-Angebot ein Wartungspaket als Option aufführt, hat bei der Abnahme ein leichteres Gespräch.
- Lehne Websites ab, die du nicht gebaut hast, oder prüfe sie vorher. Ein kostenpflichtiger Erst-Check klärt, ob die fremde Website überhaupt wartbar ist.
Wartungsvertrag aus Sicht des Auftraggebers
Wenn du einen Vertrag angeboten bekommst, stelle vor der Unterschrift diese Fragen:
- Werden Updates vorher getestet oder automatisch eingespielt?
- Wo liegen die Backups, und wie lange dauert eine Wiederherstellung?
- Was passiert, wenn die Website gehackt wird? Ist die Bereinigung enthalten?
- Bekomme ich alle Zugangsdaten, auch wenn der Freelancer Hosting und Domain verwaltet?
- Wer vertritt den Freelancer im Urlaub oder bei Krankheit?
Die letzte Frage ist bei Einzelpersonen besonders relevant. Viele Freelancer arbeiten mit Kolleginnen und Kollegen zusammen, die im Notfall einspringen. Frag danach, statt davon auszugehen.
Wie oft sollte eine Website gewartet werden?
Die sinnvolle Frequenz hängt davon ab, wie komplex die Website ist und wie viel auf dem Spiel steht. Als Faustregel für ein typisches CMS wie WordPress:
- Sicherheitsupdates: so zeitnah wie möglich, bei kritischen Lücken innerhalb weniger Tage
- Reguläre Plugin- und Theme-Updates: gesammelt alle ein bis vier Wochen, nach einem Backup und einem kurzen Test
- Backups: täglich bei Shops und Websites mit vielen Formulareingängen, sonst mindestens wöchentlich
- Funktionstests von Formularen, Checkout und wichtigsten Seiten: monatlich und nach jedem Update-Durchgang
- Größere Überprüfung von Performance, Barrierefreiheit und Inhalten: ein- bis zweimal im Jahr
Eine kleine Visitenkarten-Website ohne Formulare kommt mit weniger aus als ein Online-Shop, bei dem jede Stunde Ausfall Umsatz kostet. Genau deshalb gehören Frequenz und Umfang schriftlich in den Vertrag, statt sie „nach Bedarf“ offen zu lassen. Wer eine statische Seite ohne Datenbank betreibt, braucht deutlich weniger laufende Updates, aber trotzdem jemanden, der Domain, Zertifikat und Hosting im Blick behält.
Fazit: Klarer Umfang schlägt günstigen Preis
Ein guter Website-Wartungsvertrag beschreibt genau, was regelmäßig passiert, wie schnell reagiert wird und was extra kostet. Für Auftraggeber bedeutet das Sicherheit und kalkulierbare Kosten, für Freelancer planbaren Umsatz ohne ausufernde Kleinaufträge. Die wichtigsten Stellschrauben sind die Leistungsbeschreibung, die Negativliste, Reaktionszeiten, Datenschutz und die Übergabe bei Vertragsende.
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